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Die Abbildungen zeigen Szenerien, keine Fotos fertiggestellter NOVARMIA-Projekte.
Ein RFQ für Baustoffe sollte den Lieferanten einen klar definierten Leistungsumfang zur Preisermittlung vorgeben: ein Projektbrief, ein Produkt-Tabellenblatt (Schedule), die maßgeblichen Zeichnungen sowie ein Antwortblatt zu inkludierten und ausgeschlossenen Leistungen. Im Folgenden finden Sie ein vollständiges, anpassbares Beispiel, ergänzt durch eine Angebotsemail-Vorlage und editierbare CSV-Vorlagen. Der Lieferant muss das Produkt, die Menge, die Preiseinheit und den Lieferumfang zweifelsfrei identifizieren können – ohne Raten.
Die teuersten RFQ-Fehler beginnen oft mit alltäglichen Formulierungen wie „Beschläge inklusive“, „entspricht dem Bild“ oder „Lieferung nach Dubai“. Jede dieser Aussagen lässt Raum für unterschiedliche Interpretationen. Eine sinnvolle Anfrage wandelt solche Formulierungen in prüfbare Felder um und weist den Lieferanten explizit an, wie er noch offene Punkte zu melden hat.
Laden Sie das ausgefüllte Projektbrief-Template und das ausgefüllte Produkt-Tabellenblatt herunter – oder beginnen Sie mit den leeren Vorlagen: Projektdeckblatt, Positionen-Liste und Leistungsumfang-Antwortblatt.
Ein ausgefülltes RFQ-Dossier für ein gemischtes Innenausbaupaket
Das untenstehende Beispielprojekt umfasst ein Küchenpaket, innenliegende Türen und Bodenfliesen. Ersetzen Sie die Referenzen und Mengen durch die aktuellen Unterlagen Ihres Projekts; behalten Sie bei der Anfrage an jeden Lieferanten die gleiche Struktur bei.
| RFQ-Feld | Beispielanweisung an den Lieferanten |
|---|---|
| Referenz und Zweck | VILLA-INT-01, Revision R02. Bitte kalkulieren Sie das aufgeführte Lieferpaket. Diese Anfrage berechtigt nicht zur Auftragserteilung. |
| Projekt und Bestimmungsort | Ein Innenausbaupaket für eine Villa in Dubai (VAE). Bitte trennen Sie in Ihrer Antwort ausdrücklich zwischen Werkabholung, internationalem Transport und Endlieferung vor Ort. |
| Maßgebliche Unterlagen | Küche K01 R02; Tür-Tabellenblatt D01 R02; Grundriss F01 R03; Ausführungsreferenzen KC-01, DR-02 und T-01. Identifizieren Sie vor der Kalkulation etwa fehlende Anhänge. |
| Währung und Gültigkeit | Bitte kalkulieren Sie in USD. Nennen Sie die Gültigkeitsdauer des Angebots, Ihren Zahlungsvorschlag sowie alle mengen- oder materialbedingten Annahmen. |
| Antwortfrist | Der Einkäufer trägt vor Versand ein konkretes Datum und 15:00 Uhr UTC ein. Der Lieferant bestätigt, ob er bis zu diesem Termin antworten kann. |
| Lieferumfang und Zeitplan | Bitte kalkulieren Sie Lieferung der Produkte inklusive Exportverpackung. Nennen Sie exakt den vorgesehenen Abholort und den Liefertermin (Incoterm). Berechnen Sie den weiteren Transport separat und zeigen Sie Abhängigkeiten hinsichtlich Zulassung, Produktion und Versand auf. |
| Alternativen | Reichen Sie zunächst Ihre Antwort zum geforderten Basis-Leistungsumfang ein. Führen Sie sämtliche Alternativen (Substitutionen) in einem separaten Optionsblatt auf – inklusive Unterschiede und Preiswirkung. |
Entscheiden Sie, ob Sie eine grobe Kosteneinschätzung oder ein verbindliches Angebot zu festgelegten Anforderungen anfordern. Falls eine Oberflächenbeschaffenheit oder Abmessung vorläufig ist, benennen Sie dies ausdrücklich. Beschreiben Sie ein Konzeptpaket nicht als „vollständig freigegeben“, nur um eine verbindlich wirkende Preisangabe zu erhalten.
Der Produkttabellenentwurf: drei ausgefüllte Zeilen
Halten Sie Mengeneinheiten strikt getrennt von Preisbasis-Einheiten. Bei der unten genannten Fliese lautet die Bestellanweisung 77 Kartons, das Angebot wird jedoch je Quadratmeter angefragt. Der Lieferant muss sowohl die angebotene Verpackungseinheit als auch die sich daraus ergebende Gesamtfläche bestätigen. Eine Änderung der Verpackungseinheit erfordert eine Neuberechnung der Bestellmenge.
| ID und Produkt | Anforderung und Bezug | Menge / Preisbasis | Der Lieferant muss zurückmelden |
|---|---|---|---|
| K-01 / Küchenschränke | Schränke K-B01 bis K-B06 auf K01 R02; beiliegende Konstruktions- und Beschlagliste; Oberflächenmuster KC-01. | 1 komplettes Küchenpaket. Preis pro Paket sowie Aufschlüsselung nach Schranktypen. | Angebotene Konstruktion, Beschlagmodelle, fertig beschichtete Platten, Verpackungsgrundlage und Ausschlüsse. |
| D-01 / Innentüren | Türtypen und Türdrehrichtung gemäß D01 R02; Oberfläche DR-02. Gesamtleistungsumfang zur Identifizierung von Türblatt, Zarge, Profil und geplanter Beschläge. | 20 Sets. Preis pro Set, ggf. mit typenspezifischen Sätzen bei Abweichung. | Typenmengen, Komponenten des Komplettsets, vorgeschlagene Ersatzartikel und Ausschlüsse bei der Montage. |
| T-01 / Porzellanfliese für Bodenbeläge | Format 600 × 600 mm; Optik gemäß Muster T-01; Verlegeorte gemäß F01 R03; erforderliche Produktdaten und Chargeninformationen. | 110,88 m², bestellt als 77 Kartons à beispielhaft 1,44 m²/Karton. Preis je m². | Tatsächliche Größe/Verpackungseinheit, Kartonzahl, Charge, Produktreferenz, Einheitspreis und Gesamtbetrag. |
Ein Verweis auf eine Zeichnung ist nur dann hilfreich, wenn die Zeichnung beigefügt ist und ihre Änderungsnummer eindeutig erkennbar ist. Behalten Sie den genannten Mustercode in Zeichnung, Liste und Freigabeprotokoll bei. Ein Screenshot allein kann zwar die Richtung der Optik zeigen, stellt aber keine kontrollierte Material- oder Oberflächenspezifikation dar.
Fordern Sie Lieferanten auf, sowohl zu den Produkten als auch zu den Dienstleistungen Stellung zu nehmen
Senden Sie die folgende Antwortstruktur zusammen mit Ihrer Anfrage. Leere Felder werden nicht als Aussage zur Einbeziehung akzeptiert. Verwenden Sie ausschließlich „enthalten“, „nicht enthalten“, „vorläufig“ oder „Klärung erforderlich“ und geben Sie – wo nötig – den Betrag oder die Annahme explizit an.
| Leistungsposition | Käuferanforderung | Zulässige Lieferantenantwort |
|---|---|---|
| Ausführungszeichnungen und Muster | Geben Sie an, welche Unterlagen im Preis enthalten sind. | Listen Sie Umfang der Zeichnungen, Musterart, Gebühren, Änderungsläufe und Abhängigkeiten von Freigaben auf. |
| Exportverpackung | Schützen Sie die Produkte für die vorgesehene Transportstrecke und kennzeichnen Sie lose Teile. | Beschreiben Sie Kartons/Kisten, Schutzmaßnahmen, Kennzeichnung und Verpackungsgebühren – nicht lediglich mit „Standardverpackung“. |
| Abholung und Transport | Getrennter Sammelpunkt, internationaler Transport und Zielortdienstleistungen. | Geben Sie den vorgeschlagenen Lieferbedingungscode (Incoterm®), den genauen Ort sowie die einzubeziehenden Transportabschnitte an; Fracht- und Nebenkosten sind weiterhin ausgenommen. |
| Einbauart | Geben Sie an, ob das Angebot lediglich die Lieferung umfasst, Remote-Support beinhaltet oder eine Vor-Ort-Dienstleistung darstellt. | Nennen Sie die konkrete Leistung, die verantwortliche Partei, den Ort der Erbringung sowie alle Ausschlüsse. |
| Ersatzteile und Einzelteile | Geben Sie separat angeforderte Wartungsbestände sowie lose Hardware an. | Geben Sie Menge, Beschreibung und Preis pro Position an; pauschale Zuschläge oder Abschläge dürfen nicht stumm eingerechnet oder ausgeklammert werden. |
Für die Transportbedingungen regeln die Incoterms®-Regeln der Internationalen Handelskammer Lieferaufgaben, Kosten und Risiken. Falls verwendet, sind die jeweilige Regel, der benannte Ort und die Ausgabe anzugeben. Allein „FCA Foshan“ ist für eine verbindliche Vereinbarung zu unpräzise: Erfragen Sie daher die vereinbarte Lageradresse. Zahlungs-, technische Abnahmepflichten sowie Installationsverpflichtungen sind stets in separaten Feldern zu erfassen.
Eine Kopiervorlage für eine Angebotsemail
Fügen Sie das Kurzprofil, den Produktkatalog (Schedule), das Scope-Response-Formular und das Zeichnungsverzeichnis bei. Ergänzen Sie alle eckigen Platzhalter vor dem Versand. Verwenden Sie für das gesamte Paket eine einzige Ausgabenummer (Issue Number).
Betreff: RFQ VILLA-INT-01 R02 — Küchenschränke, Türen und Bodenfliesen
Bitte unterbreiten Sie Ihr Angebot basierend auf dem beigefügten Produktkatalog (Schedule) unter Berücksichtigung der aufgeführten Zeichnungen und Oberflächenreferenzen. Reichen Sie Ihre Antwort bis zum [Datum], 15:00 Uhr UTC, in USD ein und geben Sie die Gültigkeitsdauer des Angebots an.
Geben Sie Einzelpreise und Gesamtpreise in den geforderten Maßeinheiten an. Bei Fliesen bestätigen Sie die Fläche pro Karton sowie die sich daraus ergebende gelieferte Gesamtfläche. Füllen Sie das Scope-Response-Formular für Zeichnungen, Muster, Verpackung, Transport, Montage und Ersatzteile vollständig aus.
Benennen Sie jede Annahme oder jeden Ausschluss mit seiner jeweiligen Positionsnummer (Item ID). Reichen Sie die Basisausführung getrennt von allen Alternativen ein. Nennen Sie Ihren vorgeschlagenen Lieferbedingungscode (Incoterm®) sowie den exakten Sammelpunkt und weisen Sie nach, welche Freigaben vor Beginn der Produktionsphase erforderlich sind.
Reichen Sie Ihre Fragen bis zum [Klärungsdatum] ein. Beginnen Sie die Fertigung erst nach Erhalt einer separaten, schriftlich genehmigten Bestellung sowie einer ausdrücklichen Freigabe zur Produktion.
Wie Sie den zurückgegebenen Preis lesen
Beginnen Sie damit, die Artikelnummern, Mengeneinheiten und die Versionsnummer zu prüfen, und berechnen Sie anschließend die Gesamtpreise. Falls Fliesen pro Karton kalkuliert werden, wandeln Sie den Preis vor dem Vergleich mit einem Angebot pro m² unter Verwendung der bestätigten Kartonabdeckung um. Beispiel: Ein Angebot von USD 28,80/Karton bei einer Kartonabdeckung von 1,44 m²/Karton entspricht USD 20/m². Bei 77 Kartons ergibt sich ein Gesamtpreis von USD 2.217,60. Dies ist ein Rechenbeispiel, kein Marktpreis.
Als Nächstes normalisieren Sie erforderliche Ausschlüsse. Falls Angebot A Verpackungskosten in Höhe von USD 18.000 enthält und Angebot B USD 17.500 zuzüglich USD 900 Verpackungskosten beträgt, belaufen sich die vergleichbaren Beträge für diesen Posten auf USD 18.000 bzw. USD 18.400. Fracht-, Steuer- und Baustellenleistungen bleiben zunächst außerhalb beider Gesamtbeträge, bis sie einheitlich bewertet wurden. Fügen Sie keinen Posten ein zweites Mal hinzu, wenn er bereits enthalten ist.
Schließlich trennen Sie Preiskorrekturen von technischen Alternativen. Eine abweichende Türkonstruktion oder ein anderes Beschlagsystem erfordert möglicherweise eine konstruktive Freigabe statt einer geschätzten Preisanpassung. Offene Vorbehalte bleiben sichtbar; sie dürfen nicht verschwinden, nur weil der Gesamtpreis attraktiv erscheint.
Geben Sie die Anfrage nach einer kurzen Kontrollprüfung frei
- Jedes Produkt verfügt über eine ID, einen Standort, eine Spezifikationsreferenz und eine Mengeneinheit.
- Preiseinheiten und Packungsumrechnungen sind ausdrücklich angegeben.
- Das Anlagenverzeichnis enthält die in der Tabelle genannten Zeichnungen und Muster.
- Lieferanten verwenden ein vorgeschriebenes Format für Annahmen, Ausschlüsse und Alternativen.
- Datum der Rückgabe, Währung, Bestimmungsort und Lieferumfang sind angegeben.
- Fragen und Überarbeitungen erfolgen ausschließlich über einen benannten Einkaufskontakt.
Falls eine Klarstellung die Anforderungen ändert, leiten Sie diese an die betroffenen Bieter weiter und benennen Sie die betroffenen Zeilen. Stellen Sie bei Eingang des endgültigen Angebots sicher, dass darauf Bezug genommen wird. So bleibt der Vergleich stets auf ein einziges Paket bezogen – nicht auf mehrere Projektversionen.
Bereiten Sie Ihr Anfragepaket gemeinsam mit NOVARMIA vor. Senden Sie Ihre Zeichnungen, die Produktliste und den Bestimmungsort über die Projektkontaktseite. Benennen Sie die einzubeziehenden Kategorien sowie noch offene Umfangsfragen. Die Geschäftsübersicht unterstützt Sie bei der Strukturierung der Kategorienbesprechung.
